Этапы документооборота

Регистрация документов – это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации.

Некоторые документы, поступающие и создаваемые в фармацевтических организациях, не регистрируются. К ним относятся документы материального и статистического учета и отчетности, первичные документы бухгалтерского учета и отчетности, прейскуранты, проспекты, нормы расхода товарно-материальных ценностей, малозначительная переписка по кадровым, административно-хозяйственным и другим вопросам. Не подлежит регистрации большая часть переписки, не требующей исполнения. Руководителями фармацевтических организаций или их структурных подразделений утверждается примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства:

· письма, присланные в копиях для сведения;

· телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;

· сообщения о заседаниях, совещаниях, повестках дня;

· графики, наряды, заявки, разнарядки;

· информация и сводки, присланные для сведения;

· учебные планы, программы;

· рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций;

· нормы расхода материалов;

· поздравительные письма и пригласительные билеты;

· бухгалтерские документы;

· печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

· отчеты;

· формы статистической отчетности.

Штамп включает: название организации, в которую поступил документ; дату поступления; регистрационный индекс.

Контроль за исполнением документов и принятых решений является необходимым элементом организации управленческого труда и важной составной частью делопроизводственного процесса. Главная задача контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения документов, а также получении информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.

В контрольной функции различают три группы операций:

1) контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов;

2) контроль за исполнением документов с точки зрения соответствия формы исполнения их содержанию;

3) контроль за своевременностью исполнения. Контролю подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, в которых указаны сроки исполнения. Сроки исполнения бывают:

· типовыми, установленными соответствующими Положениями и нормативными актами;

· индивидуальными, утвержденными для данного учреждения специальным перечнем. Исчисление срока исполнения входящих документов начинается с момента их поступления, а исходящих и внутренних — с момента подписания. Контроль за исполнением документов рекомендуется вести на карточках в соответствии с количеством исполнителей или сроками исполнения. На карточке отмечается дата, к которой документ должен быть исполнен. Документ считается исполненным лишь в том случае, если решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Лицо, осуществляющее контроль, периодически просматривает карточки, находящиеся в соответствующей рубрике картотеки.

Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел, которая представляет собой систематизированный список (перечень) наименований дел с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел утверждается вышестоящей организацией и действует в течение ряда лет, однако, ежегодно уточняется и, если необходимо, перерабатывается и переутверждается. Каждое дело в номенклатуре имеет свой определенный индекс (номер). На каждое перечисленное в номенклатуре дело к началу года заводится папка, на обложке которой указывается наименование учреждения, его структурное подразделение, заголовок, индекс и сроки хранения. В папку вкладываются документы на протяжении года, то есть идет процесс формирования дел. Если появляются новые документы, не предусмотренные номенклатурой, для них необходимо завести самостоятельные дела, а их название внести в номенклатуру дополнительно.

При формировании дел руководствуются следующими правилами:

· документы вкладываются в дело только в одном экземпляре (оригинал);

· группируются документы только за один год (исключая переходящие, служебные и личные дела);

· документы внутри дела располагаются в порядке разрешения вопросов, хронологии, алфавита, индексации и т.п.;

· документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;

· каждое дело не должно содержать более 250 листов; если их более 250, то следует начинать формирование тома (части);

· данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются;

· степень исполнения документов характеризуется коэффициентом исполнительности, исчисляемым по формулам:

* 100 % 100%

· где Д.и.

· Д.общ. – общее количество документов, подлежащих исполнению за тот же период;

· Д.н.и. – количество документов, не исполненных за анализируемый период.

Все документы по срокам хранения делятся на три группы:

· постоянного хранения;

· долговременного хранения (свыше 10 лет);

· временного хранения (до 10 лет).

Основными задачами экспертизы ценности документов являются:

· определение состава документов, подлежащих государственному хранению;

· установление сроков хранения документов, не подлежащих передаче в государственный архив;

· отбор документов с истекшим сроком хранения, подлежащих уничтожению. Экспертиза ценности документов осуществляется экспертной комиссией в составе 3-5 человек, которая назначается приказом руководителя данной организации. Создается такая комиссия по мере надобности, но не реже чем дважды в год. Заседание экспертной комиссии протоколируется. На документы постоянного хранения составляется опись дел в 4-х экземплярах, долговременного хранения – в 2-х. На документы, подлежащие уничтожению, составляется акт в одном экземпляре, который утверждается руководителем организации. Акт должен быть рассмотрен на заседании экспертной комиссии, подписан ее председателем с указанием способа уничтожения (сдача в утиль- сырье либо уничтожение путем сожжения. На документы, подлежащие уничтожению путем сдачи в утильсырье, должна быть получена накладная (по массе в кг), которая будет являться отчетным документом. Проведение экспертизы ценности документов значительно облегчает их предварительное деление на 3 группы – основную, оперативную и по личному составу. Основная документация наиболее полно отражает деятельность учреждения по выполнению возложенных на него задач и включает в себя организационные, распорядительные и справочно-информационные документы. Вся документация, относящаяся к этим группам, подлежит постоянному хранению. Оперативная документация содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности, для них устанавливаются временные сроки хранения. Сюда относятся документы по учету и отчетности. Продолжительность хранения документов определена в специальных перечнях. Типовые перечни разрабатывает и утверждает Главное архивное управление страны, ведомственные – руководители отдельных ведомств. Сроки хранения документов исчисляют с 1 января года, следующего за годом окончания дела. По истечении установленного срока хранения дела и регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы организации передают в ведомственный архив на постоянное или временное хранение.