<<
>>

4.4. Понятие, назначение и классификация документов как источника управленческой информации. Роль делопроизводства в управлении

Одним из основных средств коммуникативного обмена является документ. Документ (в переводе с латинского языка – "поучительный пример", "способ доказательства") – это материальный объект, содержащий зафиксированную информацию.

Коммуникативная функция документа состоит в передаче информации во времени и на расстоянии. С его помощью организуется и поддерживается информационная связь между организацией и ее внешней средой, подразделениями организации, руководством и специалистами и т.д.

В зависимости от материального носителя различают документы на бумаге, фотопленке, магнито- и перфоленте, дисках, дискетах, перфокартах. В управленческой деятельности используются главным образом текстовые документы, информация в которых зафиксирована каким-либо письменным способом: рукописным, машинописным или печатным. Такие документы, оформленные согласно определенным правилам, обычно называют управленческими, а их совокупность — управленческой документацией.

Работа над документами требует умения разбираться в их многообразии и для этого все документы сведены к однородным группам.

Их классифицируют по содержанию заложенной в них информации, по происхождению, назначению, месту составления, наименованию, количеству отраженных в них вопросов, срокам исполнения и хранения, степени подлинности и ряду других признаков. Соответственно этим параметрам выделены виды документов, приведенные в таблице 4.1.

Таблица 4.1

Классификация управленческих документов

п/п

Классификационные признаки документов Группы документов
1 2 3
1. Специализация Общие, специальные
2. Назначение Организационно-распорядительные, информационные
3. Происхождение Внутренние, внешние
4. Направление Входящие, исходящие
5. Источники возникновения Первичные, вторичные
6. Форма Стандартные (типовые), индивидуальные
1 2 3
7. Способ составления и обработки Рукописные, механизированные
8. Степень гласности Обычные, для служебного пользования, секретные, совершенно секретные
9. Сроки исполнения Срочные, очень срочные, обычные
10. Степень сложности Простые, сложные
11.

Стадии создания

Черновики, оригиналы (подлинники), копии (дубликаты).
В юридическом отношении оригиналы и их копии равноценны.
12. Сроки хранения Постоянного долговременного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет) хранения
13. Юридическая сила Подлинные, фальшивые
Классификация документов позволяет разграничивать информационные потоки и систематизировать документы по общим признакам. Выбор же того или иного признака классификации целиком зависит от поставленной цели. Так, в результате осуществления аппаратом управления организационной функции создается группа так называемых организационно-распорядительных документов (ОРД). Документы, относящиеся к ней, условно подразделяются на три группы:

· организационные (Положение, Устав, инструкция, правило);

· распорядительные (постановление, приказ, распоряжение, решение, указание);

· справочно-информационные (акт, договор, докладная записка, объяснительная записка, заявление, обзор, отчет, письмо, протокол, справка и др.).

Юридическим основанием создания организационно- распорядительных документов являются законы, указы, постановления, распоряжения органов законодательной и исполнительной власти, а также осуществление исполнительной, распорядительной, правовой деятельности самих организаций.

В аптечных и фармацевтических предприятиях данная группа документов функционирует в сфере планирования, производства, капитального строительства, материально-технического снабжения, сбыта, финансов и кредита, по организационным вопросам, по вопросам труда и заработной платы и т.д. Наиболее распространенными для аптечных и фармацевтических предприятий организационно-распорядительными документами являются приказ, договор, письмо, отчет. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями организаций, действующими на основе единоначалия, в целях разрешения задач, стоящих перед данной организацией.

Договор – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения. Разновидностью договора является контракт, применяемый, как правило, во внешнеэкономической торговой деятельности предприятий и организаций. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. По предназначению письма бывают служебные и индивидуальные. Служебные письма по содержанию подразделяют на:

· инициативные (запрос, просьба, напоминание, извещение, претензионные, сопроводительные, гарантийные и др.);

· письма-ответы (информационно-разъяснительные, письмо-запрет и др.). Особой группой служебных писем являются коммерческие. Они составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц. Коммерческие письма по их функциональному назначению делят на три типа:

· запрос – ответ на запрос;

· предложение (офферта) – ответ на предложение;

· рекламация (претензия) – ответ на рекламацию.

Запрос – это коммерческий документ, который представляет собой обращение покупателя к продавцу (во внешнеэкономических отношениях импортера к экспортеру) с просьбой дать обстоятельную информацию о товаре (услуге). В запросе, как правило, обозначается название товара (услуги) и условия, при которых покупателю желательно получить товар (количество, качество, модель, марка, номенклатура, цена, время поставки, условия платежа и др.).

Ответ на запрос высылает адресат, то есть продавец, когда его устраивают условия письма-запроса). В нем содержится предложение (офферта), подтверждающее желание продавца заключить сделку с указанием ее конкретных условий, которые могут не совпадать с условиями покупателя. Если же покупатель согласен с условиями офферта, он высылает ответ – подтверждение их принятия. На этом этапе договор считается заключенным, а последующие действия будут связаны с оформлением договора (контракта) по установленной форме.

Письма-рекламации используют на стадии выполнения договора, когда условия договора не выполняются полностью или частично.

Для коммерческих писем рекомендуются следующие реквизиты:

· эмблема организации-отправителя;

· почтовый и телеграфный адрес организации-отправителя;

· номер телефона, телекса, факса организации-отправителя;

· адресат;

· индекс документа и дата;

· ссылка на индекс и дату входящего документа;

· заголовок к тексту;

· текст;

· подпись юридического лица;

· отметка о наличии приложений;

· отметка о сделанных копиях на другие адреса. Отчет – это документ, содержащий сведения о выполнении задания, подготовке мероприятий, поручения и их проведении, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу. Отчеты бывают периодические и разовые.

Аптеки составляют отчеты:

· о финансово-хозяйственной деятельности за месяц;

· товарный отчет;

· аналитические отчеты;

· об укомплектованности и расстановке кадров;

· о повышении квалификации и др. К организационно-распорядительным относятся также документы по личному составу и переписка по заявлениям, предложениям и жалобам, документы по личному составу отражают различные аспекты трудовой деятельности:

· прием на работу, перемещение, увольнение (заявление, приказ, трудовой договор, контракт, личная карточка по учету кадров, трудовая книжка);

· аттестация и повышение квалификации (аттестационный лист, решение аттестационной комиссии, удостоверение);

· ведение и оформление личных дел (автобиография, листок по учету кадров, копии документов об образовании, характеристики и др.).

Деятельность аппарата управления по созданию документов и организации работы с ними в процессе осуществления управленческих функций называется делопроизводством. Процесс переноса информации в документ называется документированием.

Организация делопроизводства влияет на оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников.

При рационально налаженном делопроизводственном процессе руководители и специалисты освобождаются от несвойственных им операций, в результате чего повышается качество и эффективность управленческого труда в целом.

Обеспечивая контроль за исполнением документов и принятых решений, делопроизводство способствует управлению исполнительной дисциплиной.

Общественное значение делопроизводства состоит в обслуживании граждан, удовлетворении их запросов.

Делопроизводственное обслуживание может осуществляться централизованно, децентрализованно и смешанно.

При централизованной системе все операции, связанные с управленческой документацией, сосредоточиваются в единой для всей организации канцелярии или у секретаря-референта.

При децентрализованной системе все аналогичные операции рассредоточены по подразделениям организации. Как правило, эта система применяется в организациях, структурные подразделения которых территориально разделены и удалены друг от друга (дочерние предприятия, холдинги, филиалы фирм и др.).

При смешанной системе часть операций, например, прием и отправка документов, осуществляются централизованно, а составление и оформление документов, их регистрация, формирование документов в дела производится как в канцелярии, так и в других структурных подразделениях. Чаще всего смешанная система ведения делопроизводства применяется на крупных предприятиях со значительным объемом входящей и исходящей документации.

Таким образом, выбор системы делопроизводства зависит от структуры организации и территориального размещения ее подразделений, объема документооборота.

В фармацевтических организациях система делопроизводства зависит от объема документооборота, что обусловлено положением организации в иерархической структуре управления. Так, делопроизводственное обслуживание разного типа объединений осуществляет самостоятельный аппарат делопроизводства; в оптово-посреднических фирмах, на аптечном складе, базе, фармацевтической фабрике делопроизводством занимаются секретари или делопроизводители, а в аптеках – непосредственно заведующий или один из его заместителей.

Анализ управленческой деятельности показывает, что руководители разных уровней затрачивают на работу с документами в среднем от 15 до 40% своего рабочего времени, в том числе 5-10% на их составление и оформление.

С целью рационализации делопроизводственных процессов введена унификация и стандартизация документов. Унификация – это установление единообразия в составлении и оформлении документов. Унифицируются, в частности, формат бумаги, названия видов документов, реквизиты, текст и т.д.

В соответствии с унифицированной системой документов (УСД) ГОСТ 6.38-90 все документы составляются на бланках единого образца. Существует два вида документов: бланк-письмо и общий бланк. Кроме того, УСД установлен состав и месторасположение 31 обязательного и дополнительного для организационно-распорядительных документов реквизита. Унификация текстов предполагает следующие способы: трафарет,

анкета, таблица и связный текст (текст - аналог). Трафарет – текст с пробелами, предназначенными для переменной информации. Примерами трафаретных текстов могут служить бланки справок, командировочных удостоверений и т.д.

В фармацевтических организациях к трафаретным текстам относятся акты приема продукции, приказы о создании комиссии по инвентаризации, товарно-транспортные накладные, требования-накладные и др.

Анкета – это текст, в котором постоянная информация дана в виде перечня вопросов, предусматривающих строго определенный набор отчетов.

В деятельности аптечных предприятий тексты-анкеты – это бланки рецептов, листки по учету кадров и т.д.

Унификация способствует сокращению сроков подготовки документов, создает возможность приспособить документы для обработки средствами оргтехники. Стандартизация – установление и применение правил с целью упорядочения деятельности в определенной отрасли в пользу и при участии всех заинтересованных сторон, для достижения всеобщей оптимальной экономии при соблюдении условий использования и требований эксплуатации.

Примером документов, отражающих стандартизацию требований к качеству лекарственных препаратов, являются аналитическая нормативная документация, сертификат качества; стандартизацию производства лекарственных препаратов отражает такой документ, как промышленный регламент и др.

Стандартизация характеризуется стабильностью требований, регистрацией изменений и надзором за соблюдением требований стандартов.

<< | >>
Источник: Мнушко З.Н., Дихтярева Н.М.. Менеджмент и маркетинг в фармации1, ч.І. Менеджмент в фармации2007. 2007

Еще по теме 4.4. Понятие, назначение и классификация документов как источника управленческой информации. Роль делопроизводства в управлении:

  1. 3.5.4. Источники информации об инновациях и работа с информацией
  2. 4.9. Автоматизированные системы управления и информационно-управленческие системы в фармации. Перспективы автоматизации и компьютеризации управленческих процессов в фармации
  3. 3.4.2. Источники информации об инновациях
  4. 1.1. Значение и понятие менеджмента. Эволюция управленческой теории
  5. Структура причин смерти. Источники информации, основные показатели и факторы риска смертности населения и летальности при различных заболеваниях
  6. Глава2ОРГАНИЗАЦИЯ КАК ОБЪЕКТ УПРАВЛЕНИЯ
  7. Понятие о заболеваемости, распространенности, патологической пораженности. Источники и учетные признаки при изучении заболеваемости
  8. Социальная медицина и управление здравоохранением как врачебная специальность и наука о здоровье населения
  9. Экономика здравоохранения. Источники финансирования. Структура распределения и финансовый план учреждения. Понятие о стоимости медицинских услуг. Платные и бесплатные виды медицинской помощи
  10. Глава 1ШОК КАК ТИПОВАЯ РЕАКЦИЯ ОРГАНИЗМА НА АГРЕССИЮ. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОНЯТИЯ
  11. Реферат. ГИГИЕНИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПИТАНИЯ, КАК ИСТОЧНИК ЗДОРОВЬЯ И НОРМАЛЬНОГО ФИЗИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ ДЕТЕЙ2017, 2017
  12. Понятие об алкалоидах и их классификация
  13. Статистическая совокупность. Учетные признаки. Понятие о сплошных и выборочных исследованиях. Требования к статистической совокупности и использованию учетно-отчетных документов
  14. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОНЯТИЙ, ТЕРМИНОЛОГИЯ И КЛАССИФИКАЦИЯ