<<
>>

Информатизация и управление себестоимостью лабораторных исследований

Системы информатизации КДЛ позволяют проводить расчеты и контролировать основные экономические показатели лаборатории: себестоимость реагентов и расходных материалов, границы экономически допустимой стоимости произведенных анализов, уровень лабораторных производственных затрат, критерии экономической стабильности лаборатории и некоторые другие вопросы.

Основным вопросом, влияющим на все остальные аспекты разработки и развертывания ЛИС, является себестоимость одного анализа. Сегодня во многих КДЛ себестоимость воспринимают исключительно как атрибут налогообложения и не используют в качестве объективного экономического показателя в оперативном управлении. Между тем управление себестоимостью - это сердцевина именно того управленческого учета, который и является основой регулярного менеджмента. Иными словами - директор всегда должен знать, во сколько это обходится ему на самом деле, и какую прибыль он получает.

Использование ЛИС позволит перейти от применения средних расчетных цифр к детальному определению расхода реактивов для каждого вида исследования и подсчета реальной себестоимости теста в случае каждой конкретной лаборатории с определенными объемами исследований. В программу должны быть введены такие исходные данные, как количество запусков анализатора и смен в лаборатории в день, количество рабочих часов в день и количество самих рабочих дней в году, процент повторных исследований, частоту проведения контроля качества. По каждому виду исследований вводятся те количества тестов, которые лаборатория выполняет и сообщает пациенту за год. В английском варианте это звучит как report-test, то есть отчетный тест, или другими словами, сообщенный пациенту результат, за который в конечном итоге будет произведена оплата (пациентом или страховой компанией). Важно производить расчеты именно по тем фасовкам реактивов, которые будут использоваться. Ниже, в табл.

4.4 приведен фрагмент программы компании Olympus Diagnostica расчета расхода реактивов для биохимического анализатора AU400.

С учетом известной стабильности и частоты калибровок по каждому тесту программа рассчитывает дополнительный расход реактивов на проведение калибровок, контроля качества и, что очень важно, с учетом стабильности реактива на борту. В современных анализаторах реактивы хранятся в охлаждаемых модулях анализатора, и каждый реактив после вскрытия обладает определенной стабиль-

Таблица 4.4. Фрагмент программы компании Olympus Diagnostica расчета расхода реактивов для биохимического анализатора AU400
Количество запусков анализатора вдень 1 Модель анализатора AU400
Количество смен в день 1 Количество часов работы в день 3
Процент повторных исследований 10% Количество рабочихдней в году 250

Тест Кол-во тестов во флаконе Кол-во флаконов в упаковке Кол-во тестов в упаковке Кол-во рабочих дней в месяц Кол-во тестов за год
Albumin 500 4 2000 21 15000
ALP 485 4 1940 21 18000
ALT 485 4 1940 21 40000
Amylase 200 4 800 21 13000
Bilirubin total 500 4 2000 21 38000

ностью на борту, то есть временем, в течение которого он будет качественно работать.

В зависимости от используемой фасовки реактивов и потока по этому виду исследований, лаборатория успевает использовать разное количество реактива во флаконе до истечения его срока стабильности.

Программа также высчитывает расход промывочного раствора, стоимость калибраторов для проведения всех тестов, в том числе и на специфические белки и иммунохимию, требующих отдельных калибраторов. Все эти затраты включаются в итоговую себестоимость теста. Однако до сих пор в большинстве КДЛ управление себестоимостью лабораторных исследований осуществляется на основе традиционной калькуляции полной себестоимости по данным бухгалтерского учета. Причина этого понятна - в условиях "ручного" учета иная, более оперативная, технология контроля за себестоимостью трудно осуществима, поскольку сбор, регистрация и обработка данных производится слишком медленно. Но даже и с применением компьютерных систем, позволяющих автоматизировать процесс решения локальных задач бухгалтерского и оперативно-технического учета, качественно улучшить технологию управления себестоимостью часто оказывается невозможным. Дело в том, что при внедрении подобного рода "лоскутных" программных систем обычно консервируется фактически сложившаяся до автоматизации, неэффективная технология решения задач. Традиционно в коммерческих КДЛ плановый отдел в начале каждого периода формирует оценку плановой себестоимости, во многом исходя из нее, формируется бюджет КДЛ, политика продвижения лабораторных услуг, цены на исследования, определяется порядок взаимоотношений с поставщиками реактивов и расходных материалов. Фактические же оценки могут быть получены только по завершении учетного периода, что предопределяется классической цикличностью работы бухгалтерии. То есть реальный контроль в течение определенного периода не осуществляется. Вот почему бывает трудно вовремя оценить фактические затраты, и при низкой рентабельности в результате колебаний цен на реактивы и расходные материалы может возникнуть ситуация, когда выручка от реализации определенных видов анализов не покрывает себестоимости их производства.

На самом же деле ЛИС способны дать существенно больший эффект при решении задач управления себестоимостью анализов. Благодаря оперативности процедур обработки данных может быть изменен сам характер технологии контроля. Однако для этого ЛИС должна комплексно увязывать процедуры обработки массивов плановой и фактической информации, формируемые в разных подразделениях системы управления КДЛ. Программные средства, ориентированные исключительно на решение учетных задач, такой взаимосвязи обеспечить не могут. Следовательно, их внедрение не дает того эффекта, на который потенциально способны ЛИС. А ведь во многом благодаря им в КДЛ развитых стран вся цепочка сбыт-производство-реализация работает бесперебойно, как часы. При этом не экономят на средствах для внедрения компьютерных систем организационно-экономического управления, как важного резерва повышения эффективности работы КДЛ. Достаточно сказать, что, поданным многих аналитиков, спрос на специалистов по внедрению сложных систем комплексной автоматизации управления огромен и продолжает расти. Каким же образом может быть реализована эффективная технология управления себестоимостью? Основа продуктивного подхода к этой проблеме - ориентация на полнофункциональную комплексную систему автоматизации управления, связывающую все подразделения КДЛ в единый организм и реализующую концепцию единого информационного пространства лаборатории.

Такая система, во-первых, должна развернуто поддерживать решение задач планирования себестоимости по всем или большинству основных видов лабораторных анализов. Реалистичная оценка себестоимости в сопоставлении с тарифными ценами на нее является отправной точкой для определения спектра лабораторных исследований. Уже здесь можно выявить те позиции, за которыми необходим наиболее пристальный контроль, задуматься о правильности выбора поставщиков, взаимозаменяемых материалов. Эти оценки, естественно, должны базироваться на фактических учетных показателях, но и не замыкаться полностью на них. Поэтому ЛИС и ее подсистемы должны предоставлять инструменты прогнозирования поведения важнейших составляющих себестоимости с учетом существующих рыночных тенденций. Мы специально говорим о возможностях ЛИС по выполнению подобного рода расчетов, поскольку при получении большого числа перспективных оценок затрат реактивов и расходных материалов не всегда можно полагаться только на оценки специалистов КДЛ, полученные методом "пристального внимания".

Во-вторых, необходим постоянный мониторинг как фактической, так и плановой себестоимости исследований. К примеру, в ЛИС мониторинг плановой себестоимости может быть реализован за счет увязки нормативных данных о потребности в реактивах, контрольных материалах, калибраторах, расходных материалах в расчете на каждый вид лабораторных анализов, запланированных объемов производства и цен ресурсов. На основе этой информации постоянно производится оценка плановой себестоимости исследований и мониторинг уровня затрат поданным о фактическом объеме их производства. При изменении стоимости затрат производится пересчет плановой (прогнозной) себестоимости анализов, основанный на нормативах ресурсоемкости каждого вида исследований, с учетом фактически произведенных исследований и уровня текущих запасов каждого вида ресурсов. Без использования комплексной автоматизированной сис

темы управления выполнение подобного рода оперативных расчетов практически неосуществимо вследствие высокой трудоемкости.

За счет отслеживания динамики стоимости затрат на производство анализов ЛИС в состоянии автоматически проводить пересчет прямой себестоимости исследований на каждый день. Эта информация может быть дополнена оценочными данными по накладным расходам, что дает возможность получения оценки полной себестоимости, складывающейся в результате функционирования КДЛ на текущий момент. Благодаря наличию таких оценок создаются предпосылки для оперативной корректировки планов по производству исследований и согласования цен с их заказчиками. Немаловажно и то, что контроль изменений плановой себестоимости может позволить вовремя осуществить переход к использованию иных технологий в КДЛ в случае их взаимозаменяемости.

Комплексная ЛИС позволяет повысить и оперативность мониторинга фактической себестоимости исследований. В отдельно взятой бухгалтерской программе, при необходимости многоаспектного анализа затрат (по видам выпускаемых исследований, подразделениям КДЛ, элементам затрат, заказам и т.д.), вся затратная аналитика привязывается к синтетическим счетам, и подготовкой соответствующей отчетности вынуждена заниматься бухгалтерия. Как уже говорилось ранее, в силу определенной цикличности бухгалтерской работы необходимая аналитическая информация обычно может быть получена только по прошествии отчетного периода. В комплексной ЛИС функции аналитического учета затрат для управления себестоимостью не скованы рамками бухгалтерского учета.

Например, в ЛИС может быть создан модуль "Фактические затраты", который позволяет собирать и анализировать затраты в любых необходимых разрезах без привязки к бухгалтерским счетам. В этом случае в модулях бухгалтерского учета можно вести только необходимую бухгалтерии аналитику, например, для осуществления налогового учета, а детальный управленческий учет затрат можно вести в модуле "Фактические затраты". Это позволяет экономисту анализировать себестоимость исследований сразу по факту получения и вводу в систему первичной информации без необходимости ее обработки бухгалтерией, что приводит к более оперативному контролю соответствия фактических затрат плановым. Еще раз обращаем внимание на возможность оперативного контроля соответствия нормативных затрат плановым. Его наличие позволяет сразу выявлять факты нерационального использования материальных ресурсов КДЛ, а то и прямые злоупотребления. Нужно отметить, что в комплексных ЛИС, за счет применения специального инструментария, информация оперативного мониторинга себестоимости сразу же может быть доступна коммерческому или финансовому директору КДЛ.

Третьим необходимым компонентом управления себестоимостью с помощью ЛИС является блок калькуляции полной фактической себестоимости исследований. Это достаточно традиционный компонент компьютерных систем учета. Система должна предоставлять возможность выполнения расчета полной себестоимости по различным методикам, в частности, с использованием различных баз распределения накладных расходов. Большинство тиражных ЛИС поддерживают только 2-3 самых распространенных метода. Однако наш опыт внедрения ЛИС показывает, что в разных странах управленческий аппарат КДЛ порой использует весьма сложные схемы распределения накладных расходов. Если программа не поддерживает нужного метода распределения, то бухгалтерия вынуждена выполнять расчет полной себестоимости вспомогательными средствами и потом переносить результаты расчетов в систему. В итоге полная себестоимость каль

кулируется только по окончании периода. Наш опыт создания ЛИС позволил встроить в систему самые разнообразные способы распределения, являющимися к тому же настраиваемыми. Благодаря этому расчет полной себестоимости можно выполнять многократно в течение отчетного периода.

В заключение еще раз подчеркнем, что ключ к решению задачи эффективного управления себестоимостью - в применении полнофункциональной комплексной ЛИС, связывающей все участки учета в едином информационном пространстве.

<< | >>
Источник: Кишкун А.А., Гузовский А.Л.. Лабораторные информационные системы и экономические аспекты деятельности лаборатории. 2007. 2007

Еще по теме Информатизация и управление себестоимостью лабораторных исследований:

  1. Информатизация и управление издержками производства лабораторных исследований
  2. Современные возможности информационных систем для всеобщего управления качеством результатов лабораторных исследований
  3. Расчет себестоимости лабораторных анализов
  4. Информатизация и управление материальными ресурсами лаборатории
  5. Информатизация и выставление счетов за выполненные исследования
  6. Тарифы на лабораторные исследования и определение рыночной стоимости лабораторных услуг
  7. Управление технологическими процессами - основное предназначение лабораторных информационных систем
  8. Глава 1ПРАКТИЧЕСКИЕ ПОДХОДЫ К РАЗРАБОТКЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ ЛАБОРАТОРНЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИМИ ПРОЦЕССАМИ
  9. О ЛАБОРАТОРНЫХ ИССЛЕДОВАНИЯХ
  10. ГЛАВА 3ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ. УПРАВЛЕНИЕ ПРОЦЕССОМ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ
  11. ЛАБОРАТОРНЫЕ МЕТОДЫ ИССЛЕДОВАНИЯ
  12. ЛАБОРАТОРНЫЕ МЕТОДЫ ИССЛЕДОВАНИЯ
  13. Лабораторные исследования
  14. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛАБОРАТОРНЫЕ ИССЛЕДОВАНИЯ
  15. ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ЛАБОРАТОРНЫЕ ИССЛЕДОВАНИЯ
  16. ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ЛАБОРАТОРНЫЕ ИССЛЕДОВАНИЯ