Функції управління

Функціональний підхід у теорії менеджменту вперше було обгрунтовано Анрі Файолем, який описав функції управління.

Суть управління можна визначити і з позицій функціонального підходу.

Функція це:

а) особливий вид управлінської діяльності, результат процесу розподілу праці і спеціалізації в сфері управління;

б) конкретні форми управлінського впливу на діяльність системи, що обумовлюють і визначають змістовну частину ділових взаємовідносин.

Спільність понять функцій управління визначається і тим, що їх можна характеризувати і розглядати стосовно: а) суб'єкта і об'єкта управління; б) змісту і призначення; в) виду і етапу управлінської діяльності.

Управлінська праця, як і управлінська діяльність, супроводжуються 14 функціями: визначення цілей, організація, координація, прийняття управлінського рішення, планування, доорганізація, регулювання, контроль, робота з кадрами, мотивація, лідерство, адміністрування (керівництва), представництва, укладання угод або підписання договорів.

Кожна з функцій управління містить перелік необхідних знань і навичок, що забезпечують їхню успішну реалізацію в практичній діяльності. Отже. функція і навичка, як операція і процедура, - це єдина ланка конкретного виду управлінської діяльності і складові частини (елементи) посадового документа.

Реалізуючи на практиці ті або інші управлінські механізми, керівник і апарат управління використовують технологічний і функціональний аспекти управління системою, тому що між ними існує тісний взаємозв'язок. А це значить, що конкретній технологічній фазі процесу управління притаманний конкретно-специфічний набір функцій, що виконують головні або допоміжні ролі.

Зупинимося на характеристиці окремих функцій управління.

Організація - це функція, націлена на формування структури об'єкта управління, а також його забезпечення всім необхідним для нормальної роботи — персоналом, матеріалами, устаткуванням, житлом, коштами й ін. У будь-якому плані завжди є стадія організації, тобто створення реальних умов для досягнення запланованих цілей.

Координація - це одна з головних функцій управління системою, що забезпечує безперебійність і безперервність його діяльності. Головна задача координації - досягнення узгодженості в роботі всіх ланок системи за допомогою встановлення раціональних зв'язків (комунікацій) між ними і з навколишнім середовищем.

Найбільш часто для координації використовують співбесіди, звіти, збори, комп'ютерний зв'язок, радіо- і телемовлення, роботу з документами те ін.

Регулювання - це узгодження за нормативами відповідності, які запобігають порушенню нормального режиму роботи системи. Регулювати - це домагатися необхідної відповідності й узгодженості характеристик щодо управління системою.

Мотивація - це функція управління, що має метою активізувати працюючих і спонукати їх ефективно трудитися для виконання поставлених цілей і задач. Для цього здійснюється матеріальне і моральне стимулювання працюючих, створюються умови для прояву творчого потенціалу робітників і їхнього розвитка.

На практиці функції управління реалізуються в сукупності і взаємодії, що забезпечує системі стійке становище в соціально-економічному середовищі.

Як зазначалося, функції управління реалізуються набором навичок, операцій і процедур управлінської діяльності, для виконання яких необхідно:

- одержати або сформулювати завдання:

- провести інформаційну роботу;

- підготувати варіанти рішень;

- узгодити, прийняти і затвердити рішення;

- організувати і контролювати його виконання.

Наведена сукупність операцій взаємопов'язана. Кожна з них повинна включати набір процедур. Наприклад, підготування рішення включає процедури зі створення й експлуатації баз даних і знань, проведення нарад і т.д.

Відсутність будь-яких операцій або процедур може призвести до низької ефективності виконання або невиконання функцій. Так, без проведення відповідного інформаційного забезпечення {оцінки ситуації, одержання й опрацювання достовірної інформації) подальша робота буде складною.

Знання функцій управління дозволяє не тільки конкретизувати зміст управлінської праці, процесу управління, але й розробити сучасні службово- посадові документи. На даний час в системі охорони здоров'я задіяні посадові інструкції і характеристика (функціональні обов'язки). Посадова інструкція складається на зареєстровану посаду. Посадова характеристика визначає функціональні обов'язки конкретної фізичної особи, тобто робітника.

Та навіть добре складені вони не можуть знайти широкого практичного застосування в організації управлінської діяльності, особистій праці. Однією з причин цього є неорієнтованість документів на конкретні зміст і технологію виконуваних робіт. Дійсно, у посадовій інструкції і посадовій характеристиці закладено тільки вимоги (до того ж загального характеру) з відповіддю на питання "що робити" і без визначення "як робити" у зв'язку з невизначеністю складових частин праці (управлінських операцій) і порядку та послідовності їх виконання (управлінських процедур).

Не відповідають цим вимогам також професіограми, матриці, моделі фахівців та інші посадові документи. Винятком є професійно-посадові вимоги (ППВ). Принципова схема професійно-посадових вимог керівника подана на мал. 4.

За даними схеми, службово-посадовий документ на конкретну посаду повинен включати функції (обов'язки співробітника), знання (загальні і спеціальні, якими повинен володіти співробітник, для реалізації функцій), навички (вміння співробітника для реалізації функцій), управлінські операції (конкретизація навичок управлінськими елементами праці) і управлінськіпроцедури (порядок або алгоритм реалізації управлінських операцій). Процедура може бути описана методично. Наприклад, з приводу операції "розрахунку середньої арифметичної в ППВ слід зазначити необхідність ознайомлення співробітника з матеріалами відповідних методичних вказівок чи навчального посібника.

За схемою ППВ організовується, крім управлінської, праця вчителя, робітника, лікаря й ін. Так, навчальна програма підготовки студентів у медичному ВУЗі припускає освоєння функції лікування пацієнтів. Тому він вивчає анатомію, фізіологію, гістологію, фармакологію, гігієнічні дисципліни, пропедевтику, інші предмети, що формують знання майбутнього лікаря. На підставі функції, як цілі та знань, викладачі навчального закладу методично і послідовно вчать студента навичкам лікарської діяльності - збору анамнезу, обстеженню, діагностиці і лікуванню, веденню медичної документації, аналізу лікувально- діагностичного процесу, організації консультацій, роботі з середнім медичним персоналом, дотриманню етичних і деонтологічних правил діяльності та ін.

В свою чергу, кожна медико-технологічна операція освоюється студентом у практичному, технологічному відношенні, тобто його навчають дотриманню чедико-технологічної процедури. Наприклад, пальпація печінки потребує ідповідно до стандартів медичного обстеження пацієнта:

1. перевірки підготовленості кімнати до прийому пацієнтів;

2. перевірки відповідності всіх атрибутів одягу встановленому медич- ому етикету;

3. запрошення медичною сестрою пацієнта до лікарського кабінету;

4. миття рук з милом і теплою водою (при пацієнті);

5.

6. підкладання валика під правий бік в ділянці проекції печінки;

7. пальпації печінки за методикою, наприклад, Образцова;

8. уточнення у пацієнта або колег окремих даних відомостей з історії свороби;

9. пропозиції піднятися з кушетки й одягтися;

10. миття рук після пальпації (в присутності пацієнта);

11. при необхідності, доведення до відома пацієнта результатів ібстеження;

12. запису результатів обстеження і призначеної схеми лікування в сторію хвороби (амбулаторну картку);

13. чемного і тактовного прощання з пацієнтом з побажанням йому кнайшвидшого одужання (у випадку хвороби), надання рекомендацій з подальшого лікувально-оздоровчого режиму, повторного обстеження і т.д.;

14. подяки колегам за допомогу у роботі та ін.

Таким чином, ППВ, на відміну від інших посадових документів, припускають сонкретизацію чітких посадових обов'язків, визначення змісту і порядку їх виконання.